von

Christoph Bender
14. September 2020
Was bietet Microsoft Teams? Welche technischen Möglichkeiten gibt es Microsoft Teams umzusetzen? Was kostet eine Microsoft Teams Lösung? -Mit Kostenrechner-

Artikel Update 14.09.2020

Der originale Artikel aus dem Jahr 2019 wurde upgedatet und befindet sich auf dem neuesten Stand.

Einleitung

Microsoft Teams ist eine tolle Lösung für Team Collaboration aus dem Hause Microsoft, als Teil von Microsoft (Office) 365.

In unseren Projekten zur Umsetzung von Microsoft Teams werden fast immer die gleichen Fragen zu technischen Themen und den Lizenzierungsoptionen gestellt. Hierbei gibt es einige Themen zu beachten.

Daher möchte ich hier versuchen diese Fragen aus der Praxis zu beantworten, um Transparenz  für eine reibungslose Einführung von Microsoft Teams zu schaffen.

Was bietet Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist das Pendant zu dem seit Jahren bekannten (Team) Messenger Slack als Eigenentwicklung von Microsoft für die Teamkommunikation. Nachdem es 2016 von Microsoft Bestrebungen gab Slack zu übernehmen und der Kauf nicht zustande kam, hatte Microsoft damit begonnen Teams zu entwickeln und als Bestandteil von Microsoft (Office) 365 zu vermarkten.

Microsoft Teams ist jedoch nicht nur ein Messenger mit persistant Chats (nicht flüchtigen Chats), sondern bietet noch wesentlich mehr Möglichkeiten. 

 

Slack und auch Microsoft Teams wurden vor allem entwickelt um die Kommunikation in Teams zu verbessern, passend zu der heutigen mobilen Arbeitsweise vieler Unternehmen und Arbeitnehmer. Früher setzte man sich zusammen um ein Thema zu erörtern. Heute kann in gemeinsamen Gruppenchats und Webkonferenzen einfach, von unterschiedlichen Orten in der Welt aus, zusammengearbeitet werden.

Diese Möglichkeiten wurden gerade während der Corona-Situation von sehr vielen Firmen ausgiebig genutzt und die Verbreitung von Microsoft Teams konnte erheblich gesteigert werden.

Funktionen in Microsoft Teams

Chat

Persistant Chats (nicht flüchtig) 1:1 oder in Teams. 

Inkl. Dateisharing

 

Besprechungen

Audio-, Video- und Webconferencing mit internen und externen Meetingteilnehmern über die Desktop und Mobile Apps, sowie den Browser

Anrufe

Aus Office 365 können Anrufe direkt aus der Cloud oder über ein Gateway / SBC geführt werden.

Endgeräte

Microsoft Teams kann auf mobilen Endgeräten, Desktop Apps, im Browser genutzt werden. Dazu gibt es Microsoft Teams zertifizierte Telefone und Videosysteme für Telefonie und Videokonferenzen.

Microsoft Teams Oberfläche – der Teams Client

Microsoft Teams kann im Browser (Video per WebRTC), als Desktop App für Windows und Mac, sowie als mobile App für Android und iOS genutzt werden. Eine Besonderheit gegenüber den Mitbewerbern ist die Verfügbarkeit eines Clients für Linux.

Im nachfolgenden befindet sich eine Übersicht der Desktop Apps und der mobilen Apps in stilisierter Form.

Integrationen

In Microsoft Teams können Meetings geplant oder Adhoc Meetings gestartet werden, durch die Kalenderintegration mit Exchange.

Zudem gibt es Integrationen mit weiteren Microsoft Office Applikationen wie Sharepoint, OneDrive, OneNote und Planner die als App direkt in Microsoft Teams integriert werden können.

Weitere 3rd Party Applikationen sind im App Store verfügbar wie Jira, Trello, Salesforce, Zoom oder Cisco Webex Meetings.

SharePoint Integration in Microsoft Teams

Interessant ist die Integration von Karten mit Schaltflächen um direkt in Microsoft Teams externe Lösungen steuern zu können. Ein Beispiel wäre hierbei z.B. eine Anbindung des Ticketsystems um die Tickets direkt in Microsoft Teams bearbeiten zu können. Die Programmierung der Integration erfolgt über das Microsoft Adaptive Cards Protokoll.

Dazu gibt es von Microsoft bereitgestellte  Konnektoren:  https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/platform/webhooks-and-connectors/how-to/connectors-using

Bildquelle: Microsoft

Kommunikation mit externen Gesprächspartnern

Microsoft Teams funktioniert innerhalb des eigenen Unternehmens hervorragend und fühlt sich in der Nutzung für die Mitarbeiter sehr einfach an. Die externe Kommunikation über die Telefonieintegration (MS Phone System) lässt sich auch gut lösen. Doch was ist mit Chat? Presence Status? Web/ Videokonferenzen? 

1:1 Chats zwischen zwei Microsoft Teams Clients oder Skype4B sind auch mit externen Kommunikationspartnern möglich.

Teamchats zwischen zwei Unternehmen sind nicht möglich. Es kann nur ein Gastaccount für einen externen Teilnehmer erstellt und dadurch gemeinsam in einer Gruppe zusammengearbeitet werden.

Hier bieten Slack und Webex Teams mehr Möglichkeiten.

1:1 Chat mit extern

Teamraum mit extern nicht möglich, nur mit Gastaccount

Microsoft Teams bietet leider keine Möglichkeit der direkten (Chat) Kommunikation mit Mitbewerber-Lösungen über XMPP oder zu einfachen XMPP Clients. 

Externe Teilnehmer können an Videokonferenzen/ Webkonferenzen per WebRTC im Browser teilnehmen, ohne sich anmelden zu müssen.

Sobald externe Videokonferenzlösungen mit dem Standard SIP-, H.323 in eine Microsoft Teams (Video) Konferenz eingebunden werden sollen, werden 3rd Party Lösungen der Hersteller Cisco, BlueJeans, Pexip oder Poly benötigt. 

Damit können Konferenzen mit externen Partnern abgehalten werden, die z.B. folgende Lösungen nutzen:

Avaya Aura

Cisco Webex

Poly 

und weitere SIP / H.323 basierende Videolösungen

Interessant ist hier die Partnerschaft zwischen Microsoft und Cisco. Dadurch können Cisco Videosysteme in einer Microsoft Teams Umgebung genutzt und Microsoft Teams Videosysteme per WebRTC an einer Webex teilnehmen. 

Cisco Webex & Microsoft Teams Partnerschaft

In meinem Artikel zur Partnerschaft zwischen Cisco und Microsoft gehe ich näher auf die technischen Möglichkeiten der gemeinsamen Videokonferenzen zwischen Cisco und Microsoft ein.

PSTN Anbindung / Direct Routing

Für die Anbindung von Microsoft Teams mit dem Telefonnetz (PSTN) um Microsoft Teams auch für die Telefonie nutzen zu können, gibt es folgende Möglichkeiten der Umsetzung. 

Weshalb ist das relevant und nützlich? Wenn Microsoft Teams nicht für die Telefonie genutzt wird, nutzen die Mitarbeiter im Unternehmen zusätzlich einen weiteren Client oder / und Tischtelefone für die Telefonie. Eine Fokussierung auf einen Client hilft die Arbeitsprozesse zu vereinfachen. 

In jedem Fall muss für alle Varianten bei Microsoft zusätzlich die Option „Telefonsystem“ (MS Phonesystem) zusätzlich lizenziert werden.

Variante 1: Mit “Direct Routing” kann über ein (AudioCodes) Gateway im eigenen Rechenzentrum und/ oder über die bestehende (alte) Telefonanlage ins PSTN telefoniert werden. So werden bestehende Assets geschützt oder die Vielzahl an analogen Endgeräten beibehalten.

Seit Juli 2020 können auch Cisco Gateways (ISR Router/ CUBE) mit Microsoft Teams genutzt werden: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/direct-routing-border-controllers

 

Variante 2: Durch Lizenzierung der Dialpläne “Dialpläne” (Anrufpläne) kann direkt aus der Cloud telefoniert werden. Damit werden keine Gateways on-premise mehr benötigt. Hierbei werden die PBX Funktionalitäten (Callrouting) bei Microsoft in der Cloud abgebildet 

Bei Variante 1 wird nur die PSTN Audio Option “Phonesystem” benötigt, bei Variante 2 werden zusätzlich die recht kostenintensiven Dialpläne benötigt.

Im Folgenden befindet sich eine Übersicht der Kosten und ein Kostenkalkulator befindet sich unten um die Kosten einer Microsoft Teams Lösung bis ca. 2000 User berechnen zu können. Die Preise können aufgrund individueller Vereinbarungen mit Microsoft abweichen.

Variante 3: Bei Variante 3 wird bei einem Cloud PBX Anbieter wie z.B. einer Cisco-Placetel eine Cloud PBX gemietet und diese bietet eine einfache Möglichkeit der Integration mit Microsoft Teams. Dabei muss kein Gateway aufgesetzt werden, die Kosten sind geringer als bei Variante 2 und es können auch einfach Nutzer integriert werden, die kein Microsoft Teams nutzen.

Microsoft Teams & Cloud PBX

Weitere Infos in meinem Artikel zur Placetel Cloud PBX mit Microsoft Teams Integration

Was kostet Microsoft Teams?

In vielen Projekten hören wir immer wieder, dass Microsoft Teams kostenfrei sei, da es in den Microsoft (Office) 365 Plänen integriert ist. Wenn ein Unternehmen sowieso Office 365 lizenzieren möchte oder lizenziert hat, ist die Basisversion von Microsoft Teams kostenfrei. Auch gibt es eine weiter abgespeckte kostenfreie Version für “Jedermann”. 

Wie verlaufen leider oft Projekte zur Einführung von Microsoft Teams? Nach einer Testphase wird Microsoft Teams, ohne saubere Projektplanung, im gesamten Unternehmen ausgerollt, ohne den Großteil der Mitarbeiter mit “ins Boot zu holen”. Ich empfehle eine Umsetzung sauber zu planen und für die Umsetzung professionelles Akzeptanzmanagement zu beauftragen, damit die Mitarbeiter einer Umsetzung zum großen Teil positiv gegenüber stehen und das Projekt unterstützen.

Nach dem Rollout der Testnutzer oder wenn Microsoft Teams im Unternehmen intern ausgiebig genutzt wird, entsteht oft der Wunsch auch mit externen Teilnehmern ins PSTN (Telefonnetz) zu telefonieren und in eine bestehende Telefonanlage zu integrieren oder diese abzulösen. Ab diesem Zeitpunkt ist Microsoft Teams nicht mehr kostenfrei. Es wird die PSTN Audio Option “Phonesystem” benötigt.

Kostenübersicht Microsoft Office 365 Lizenzen

Die Microsoft Teams Lizenzen sind in den Office 365 Lizenzen enthalten.

Wie man in der Übersicht sieht, ist in den E1 und E3 Plänen die PSTN Audio Option “Phone System” nicht enthalten. Sobald aus Microsoft Teams in das PSTN telefoniert werden soll, wird diese Option benötigt. Damit erwirbt man sich das Recht aus Microsoft Teams in das PSTN Netz zu telefonieren. Diese Option kann zu den E1 und E3 Plänen zu gebucht werden.

Somit muss geprüft werden, ob wirklich ein E5 Plan benötigt wird, oder ob nicht doch ein E3 Plan sinnvoller ist. Vor allem wenn kein Power BI Pro benötigt wird oder sogar ein E1 (oder F1) Plan ausreicht und Microsoft Office Programme als WebApp genutzt werden können. Eine Alternative wäre auch eine Perpetual Lizenz (Kauflizenz) von Microsoft Office zu erwerben und für Microsoft Teams auf E1 Lizenzen zu setzen.

Eine Entscheidungshilfe und die Übersicht über alle Lizenzen findet man unter folgendem Link:

Microsoft Phone System + Conferencing Audio

Selbstverständlich muss nicht zwingend die Conferencing Audio Option mit lizenziert werden, jedoch empfehle ich diese ausdrücklich zu lizenzieren, da andere Meetingteilnehmer sich sonst nicht per Telefon in Konferenzen einwählen können.

Wenn eine PBX per “Direct Routing” angebunden wird, kann Microsoft Teams nun vollwertig für die Telefonie genutzt werden.

Wenn jedoch entschieden wird direkt aus der Microsoft Cloud in das PSTN zu telefonieren, werden die Microsoft Dialpläne benötigt.

Beim nationalen Dialplan sind Anrufe in das nationale Telefonnetz inkludiert. Beim internationalen Dialplan, sind nationale und internationale Anrufe abgedeckt.

In den Dialplänen sind 1200 min/ Monat national und im internationalen Dialplan sind noch zusätzlich 600min/ Monat für internationale Gespräche enthalten.  

Nicht abgedeckte Leistungen werden mit einem Prepaid Guthaben, den “Communication Credits” verrechnet.

Nicht abgedeckt sind unter anderem:

  • Gebührenfreie Einwahlen in Konferenzen für Meetingteilnehmer
  • Das “Reinholen” einer Person in eine Konferenz
  • Nutzung nach Verbrauch des monatlichen Minutenkontingents

Die Preisliste ist bei Microsoft zu finden unter: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/voice-calling

 

 

Alternativen

Welche Alternativen gibt es auf dem Markt? Wo liegen die Unterschiede? Weitere Infos dazu befinden sich in meinem Artikel zu den Team Collaboration Lösungen.

MS Teams im Vergleich

In meinem Artikel vergleiche ich die am meisten verbreiteten Team Collaboration Lösungen auf dem Markt.

Titelbild: Photo by Mathew Henry auf Burst

Microsoft Teams Kostenkalkulator

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Microsoft Office 365 Enterprise Lizenzen

Auswahl der Microsoft Office365 Lizenzen

Office 365 Enterprise E1

Office 365 Enterprise E5

Office 365 Enterprise E3

Auswahl erforderlich

Nächster Schritt

PSTN Audio Option "Phone System"

In den E5 Lizenzen enthalten. Im vorigen Schritt haben Sie [item-32_quantity] E1 und [item-234_quantity] E3 Lizenzen gewählt. Wenn alle Mitarbeiter ins PSTN telefonieren sollen, benötigen Sie die gleiche Anzahl an Phone System Lizenzen

Die Vorauswahl entspricht den gewählten E1 und E3 Lizenzen

Auswahl erforderlich

Nächster Schritt

Dialpläne

Zur direkten Telefonie aus der Cloud bitte auswählen. Wird beim Deployment über ein Gateway on Premise nicht benötigt. 


Auswahl erforderlich

Nächster Schritt

Dialpläne Auswahl

Sie haben [item-235_quantity] PSTN Audio Optionen für die E1 und E3 Lizenzen ausgewählt und [item-233_quantity] PSTN Audio Optionen sind in den E5 Lizenzen enthalten.

Sie sollten mindestens die gleiche Anzahl an Dialplänen wählen.


Der nationale Dialplan deckt die Telefonie aus der Cloud im Inland ab und der internationale Dialplan die Telefonie ins Ausland.


Die Vorauswahl entspricht der Gesamtzahl aller gewählten Lizenzen.

Dialplan National

Dialplan International

Auswahl erforderlich

Nächster Schritt

PSTN Audio Option "Telefonsystem"

Auswahl erforderlich

Nächster Schritt

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