Was ist Akzeptanz Management?
Die Planung und Durchführung von Maßnahmen, um bei Anwendern oder Betroffenen die Akzeptanz für ein Produkt oder eine veränderte Situation zu fördern.
Akzeptanzmanagement wird teilweise im Rahmen von Change Initiativen wie z.B. bei IT Projekten umgesetzt und parallel zum Projektmanagement durchgeführt.
Warum Akzeptanzmanagement?
Change Prozesse verlaufen nicht per se positiv. Viele große Technologieprojekte in Unternehmen sind Change Prozesse. Das Risiko dass solche Projekte scheitern ist wesentlich höher als von den meisten Unternehmen vorab eingeschätzt.
Auswertungen renommierter Beratungsunternehmen haben ergeben, dass 70% der Change Prozesse scheitern!
Das Problem dabei ist meistens nicht die Strategie, die Struktur des Projekts oder Unternehmens oder der Prozess an sich. Der größte Risikofaktor in den Projekten ist der Mensch.
Photo von: Matthew Henry
Weshalb scheitern so viele Change Prozesse ohne Akzeptanzmanagement?
Oft wird gerade bei technischen Projekten der Fokus auf den fachlichen Themen oder dem Budget, dem Zeitplan oder auf den Kosten, jedoch nicht auf der Einbindung der Mitarbeiter in die Projekte geachtet.
Seit 1994 hat die Standish Group mehr als 40.000 IT Projekte untersucht und sich vor allem mit den Faktoren für Erfolg und Misserfolg dieser Projekte auseinandergesetzt und diese in ihrem CHAOS Report ausgewertet.
Das Ergebnis daraus ist, dass alle Interessenvertreter in die Projekte eingebunden werden sollten um Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen zu können. Das bedeutet der Mensch wird zu wenig berücksichtigt und sollte daher mehr ins Bewusstsein der Projektumsetzungen geraten.
Wichtig dabei ist auch, dass nur ein kleiner Teil des Projekterfolgs von erfolgreichem Projektmanagement abhängt.
Kritik: Der Chaos Report wird als unwissenschaftlich kritisiert, jedoch halten viele Projektmanager die Zahlen durchaus für plausibel. Weitere Infos
Woran könnte es liegen, dass Mitarbeiter den Change Prozess nicht unterstützen?
- Veränderung ist unbequem, denn Stillstand ist bequem.
- Neues auszuprobieren ist manchmal schwierig, frei nach Homer Simpson: Was ich noch nie gegessen habe, esse ich nicht.
- Bekannte Pfade zu verlassen fällt schwer.
- Im Tagesgeschäft bleibt keine Zeit um nachzudenken und neue Zukunftslösungen strategisch auszuarbeiten.
- Es gibt unterschiedliche Ansichten und Argumente treffen ins Leere.
- Die Führung betreibt ihre eigene Agenda und hat kein Vertrauen in der Belegschaft.
- Neue Themen werden nicht als sinnvoll erachtet, da diese falsch erklärt werden.
- Angst vor Neuem
- usw.
Wichtig ist dabei die Erkenntnis, dass die Mitarbeiter in die Veränderungen eingebunden und somit den “Change” unterstützen sollen und dass Bedenken ernst genommen und daran gearbeitet wird.
Wie stehen Mitarbeiter dem Change gegenüber?
Das Akzeptanzmanagement kann helfen den Veränderungswiderstand gegen Change Prozesse zu verringern. Je höher der Veränderungswiderstand ist, desto aufwändiger ist die Arbeit.
Ein kleiner Anteil der Mitarbeiter ist visionär und treibt die Projekte an, da sie Spaß an neuen Möglichkeiten und neuen Projekten haben, oder diese für wichtig erachten. Ein weiterer Teil der Mitarbeiter unterstützt Projekte im Allgemeinen und ein größerer Anteil steht den meisten Projekten opportun gegenüber.
Diese Gruppen können einfach eingebunden werden, da diese den Projekten größtenteils positiv gegenüberstehen.
Ungefähr die Hälfte der Mitarbeiter in den Unternehmen steht den Projekten passiv gegenüber.
Auf der anderen Seite gibt es einen kleinen Teil, der heimlich gegen die Projekte vorgeht, oder diesen offen feindselig gegenübersteht. Mit offen feindseligen Mitarbeitern kann relativ einfach umgegangen werden, da die Bedenken identifizierbar sind und ausgeräumt werden können. Schwieriger wird es bei den heimlich feindseligen Mitarbeitern. Diese müssen erst identifiziert werden, um die Bedenken auszuräumen.
Den bereits gekündigten Mitarbeiter muss nur wenig Beachtung geschenkt werden, auch wenn diese den größten Widerstand gegenüber einer Veränderung entgegenbringen. Diese Mitarbeiter verlassen ja über kurz oder lang das Unternehmen.
Wie verändert sich die Akzeptanz im Verlauf des Projekts?
Oft erfolgt nach den ersten Phasen der Vorahnung durch Gerüchte über den Flurfunk und der Phase des Schrecks eine Phase der Ablehnung gegenüber Change Prozessen. Durch gutes Akzeptanzmanagement kann sich die Akzeptanz jedoch signifikant erhöhen wenn die Mitarbeiter das Projekt kennenlernen, um am Schluss die Veränderung anzuerkennen und das Projekt aktiv zu unterstützen.
Welche Module des Akzeptanzmanagement können typischerweise eingesetzt werden?
Neben den klassischen Methoden wie Infoveranstaltungen sollten die Mitarbeiter frühzeitig in die Change Prozesse eingebunden werden, z.B. durch transparente Informationen in den Unternehmenseigenen Medienkanälen. Dabei sollte die Kommunikation in einer Kommunikations Policy geplant und durchgeführt werden.
Die Interessenvertreter sollten frühzeitig in einem Dialog eingebunden werden, damit diese als Multiplikatoren für eine positive Umsetzung wirken.
Auch Diskussionsforen, Erfolgsstorys im Projektverlauf, Schulungen im Vorfeld, ein Showroom um die Lösung zu zeigen, Erklärvideos der eigenen Kollegen, und vor Ort Unterstützung durch Floorwalker am Tage des Go Live, helfen das Projekt mit höherer Mitarbeiterzufriedenheit durchzuführen.
Wichtig im Akzeptanzmanagement ist es auch regelmäßig zu überprüfen ob die Maßnahmen wirken um eventuell nachsteuern zu können.
Fazit
In jedem Change Prozess wie z.B. großen IT Projekten in Unternehmen sollte das Akzeptanzmanagement mit berücksichtigt werden um die Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen und den größten Risikofaktor, den Menschen in die Projekte einzubinden und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
Einige Unternehmen die IT Projekte durchführen, bieten Akzeptanzmanagement an, wie z.B. Damovo https://www.damovo.com/de/ueber-uns/akzeptanzmanagement
In meinem vorigen Text gehe ich darauf ein, dass das Akzeptanzmanagement im Zuge eines Change Projektes erfolgen sollte.
Jedoch ist es auch sehr sinnvoll nicht erst mit Hinblick auf ein bestehendes Projekt mit dem Akzeptanzmanagement zu beginnen, sondern viel früher und in größerem Umfang anzusetzen.
Hier setzt das Netzwerk von Schulterschluss, mit dem Konzept der Mitarbeiter/ Führungskräfte Entwicklung, an: https://www.schulterschluss.net/
Titelbild: Photo by: Matthew Henry