Die Arbeitswelt hat sich durch Covid-19 massiv verändert, indem aus Infektionsschutzgründen viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten.
Viele Mitarbeiter wünschen sich jedoch regelmäßig oder zumindest temporär wieder ins Büro kommen zu dürfen, um Kollegen treffen und auch um gemeinsame Meetings nicht nur online abhalten zu können.
Dabei gilt es die Abstandsregelungen und (dadurch) die maximal mögliche Anzahl an Personen im Raum zu beachten. Zudem muss eine Raumplanung gemacht werden, wer wann in das Büro kommen kann um die oben genannten Regelungen einhalten zu können.
Welche Bereiche betrifft das?
Eine Raumplanung muss vor allem vorgenommen werden in
- Büroraumen/ Großraumbüros
- Huddle Rooms
- (Video-) Konferenzräumen
Wie unterscheiden sich Huddle Rooms von Konferenzräumen?
Huddle Rooms sind kleine Bereiche um spontane Meetings durchführen zu können. Diese können auch mit Videokonferenzsystemen speziell für Huddle Rooms ausgestattet sein, wie Cisco Webex Roomkit Mini mit einem Monitor (evtl. Samsung Flip) oder einem großen Touch Monitor wie einem Samsung Flip mit einem Cisco Webex Roomkit, einem Cisco Webex Board, oder einem Microsoft Surface Hub. Je nach genutzter Videoconferencing Plattform.
Konferenzräume sind größere Räume für (längere) und vor allem geplante Meetings. Hier gibt es zudem eine weitere Herausforderung, dass in den meisten Unternehmen ca. 30% aller geplanten Meetings nicht stattfinden und Mitarbeiter verzweifelt versuchen einen freien Meetingraum zu finden.
Für alle diese Herausforderungen bietet das Schweizer Unternehmen Roomz.io eine hervorragende Cloud Raumplanungslösung (optional auch on premise möglich) an.
Die Roomz Plattform
Die Roomz Plattform wird in der Azure Cloud betrieben und verbindet sich mit allen namhaften Kalendern wie Exchange, Google Workspace, Lotus Domino und vielen weiteren. Damit können Meetingräume verwaltet und geplant werden.
Im Browser kann die Lösung sehr einfach konfiguriert werden.
Um einen passenden freien Raum zu finden, empfiehlt es sich zudem an zentraler Stelle einen Monitor zu platzieren, um auf einen Blick einen freien Raum zu finden.
Lösung für Konferenzräume und Huddle Rooms – Roomz Display
Das Roomz Display ist ein schickes und sehr hochwertiges ePaper Display für die Montage außen am Konferenzraum. Das Roomz Display benötigt keine Kabel, es arbeitet autark mit einer Wechselbatterie, die mindestens 2 Jahren Laufzeit aufgrund des extrem stromsparenden ePaper Displays. Bei einigen Kunden musste nach 4 Jahren die Batterie nicht ausgewechselt werden.
Die Anbindung an die Roomz Plattform erfolgt über WLAN per WPA Personal oder Enterprise Verbindung mit Enterprise Zertifikaten.
Das Roomz Display zeigt die geplanten Meetings und den derzeitigen Reservierungsstatus an. Mit den Buttons kann der Raum wieder freigegeben und ein Meeting spontan reserviert werden.
Die normale Planung eines Konferenzraums erfolgt über den Kalender in Outlook/ Google Kalender, in dem die Meeting-Ressource gewählt und das Meeting erstellt wird.
Der Roomz Sensor – für Konferenzräume und Huddle Rooms
Der Roomz Sensor erkennt, ob sich Personen im Raum befinden. Damit kann ein Raum wieder freigegeben werden, wenn sich niemand innerhalb eines bestimmten Intervalls im Raum aufhält und das Meeting doch nicht stattfindet. Damit kann das oben beschriebene Problem – alle Räume sind gebucht, nicht alle Räume werden genutzt und Mitarbeiter versuchen einen freien Raum zu finden – gelöst werden. Damit werden die sogenannten Ghost Meetings effektiv verhindert und die Meetingräume effizienter genutzt.
Zudem ermöglicht der Roomz Sensor die Analyse über die Raumnutzung zur besseren Planung der Meeting-Ressourcen.
Lösung für Büroräume – der Desk Sensor
Der neu entwickelte Desk Sensor von Roomz wird unter einigen Schreibtischen im Raum montiert und erlaubt die Analyse der Belegung von Büroräumen zur sicheren Nutzung während und nach Covid-19. Das funktioniert für Einzelnbüros und Großraumbüros mit Shared Desk.
Passend dazu wurde die Roomz Plattform um viele interessante Funktionen erweitert, um die Planung des Büroaufenthalts zu vereinfachen. Mitarbeiter können selber ihren Aufenthalt zu den gewünschten Zeitpunkten planen und gewünschten freien Plätzen planen und der Desk Sensor erkennt, ob Plätze belegt, oder noch besetzt werden können.
Mit der Roomz Lösung kann somit eine Rückkehr ins Office unter sicheren Bedingungen durchgeführt werden.