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Einleitung
Die Gsuite von Google ist die kostenpflichtige Cloud Office Lösung für Unternehmenskunden. Marktführer und größter Mitbewerber in diesem Bereich ist Microsoft (Office) 365. Was nicht ganz so bekannt sein dürfte ist, dass die Gsuite eine ernsthafte Alternative zu Microsoft (Office) 365 darstellt. Es gibt einige namhafte Referenzkunden, die Google Gsuite nutzen, wie Viessmann mit über 12.000 Mitarbeitern, das Marktforschungsunternehmen Nielsen mit ca. 56.000 Mitarbeitern weltweit, Conrad Electronic mit ca. 5.000 Mitarbeitern. Die größte Referenz ist Airbus mit ca. 130.000 Mitarbeitern. Natürlich erfordert eine Migration von Microsoft (Office) 365 auf die Google Gsuite einen gewissen Mut zum Wechsel. Trotzdem gibt es einige Punkte, die für einen Wechsel sprechen. Einfachere Administration, alte Zöpfe abschneiden (Overhead in Prozessen reduzieren) und geringere Kosten im Vergleich zu Microsoft (Office) 365
Und natürlich empfehle ich für so einen Transformationsprozess auf Akzeptanzmanagement zu setzen, um die Mitarbeiter im Unternehmen “mit ins Boot” zu holen.
Gsuite ist nun Google Workspace
Im Oktober 2020 hat Google bekannt gegeben, dass die Gsuite umgebaut und in Google Workspace umbenannt wird. Die Apps werden tiefer miteinander verzahnt, um die Büroarbeit effektiver zu gestalten. Deshalb schreibe ich im Folgenden nur noch von Google Workspace.
Videoquelle: Google
Google Workspace Apps
Google Workspace bietet Apps für die Bearbeitung von Emails und Office Anwendungen an, die vergleichbar mit Microsoft (Office) 365 sind.
Hier finden Sie eine Übersicht mit einem Vergleich der Google Workspace Apps mit den vergleichbaren Microsoft (Office) 365 Apps:
| Funktion | Microsoft 365 | Google Workspace |
| Exchange / Outlook | Gmail | |
| Textverarbeitung | Microsoft Word | Google Docs |
| Tabellenkalkulation | Microsoft Excel | Google Sheets |
| Präsentationen | Microsoft PowerPoint | Google Slides |
| Formulare | Microsoft Forms | Google Forms |
| Notizen | Microsoft OneNote | Google Notizen |
| Dateisharing | Microsoft SharePoint / OneDrive | Google Drive |
| Intranet | Microsoft SharePoint | Google Sites |
| Videoconferencing | Microsoft Teams | Google Meet |
| Team Collaboration | Microsoft Teams | Google Rooms |
| Social Media für Unternehmen | Microsoft Yammer | Google Currents |
Der Zugriff auf die Google Workspace Apps erfolgt über die Google Startseite google.de, google.com etc.
Sinnvollerweise wird der Google Chrome Browser genutzt. Der Google Chrome Browser harmoniert perfekt mit den Google Services und kann zentralisiert von der IT verwaltet werden.
Offline Nutzung
Auch wenn die Bearbeitung von Dokumenten im Browser erfolgt, funktioniert die Bearbeitung hervorragend und flüssig. Dokumente können auch ohne Internetanbindung offline bearbeitet werden. Ein „richtiges“ Programm auf dem Rechner vermisst man somit in Google Workspace nicht.
Sicherheit
Im Bereich Sicherheit hat Google in den letzten Jahren erhebliche Investitionen getätigt, um Risiken für Unternehmen zu verringern.
Beginnend mit umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten durch den Admin, können die Google Konten mit 2 Faktor Authentifizierungen über folgende Möglichkeiten abgesichert werden:
- SMS
- Bestätigung über die Gmail App
- Backup Codes
- Google Authenticator App
- virtuelle Sicherheitsschlüssel
- Fido2 zertifizierte Hardware Sicherheitsschlüssel wie die Google Titan Security Keys
Google Titan Security Keys, Bildquelle: Google
Mit dem erweiterten Sicherheitsprogramm können Google Konten mit erweiterten Sicherheitsfunktionen versehen werden, der Schutz vor schädlichen Dateidownloads erhöht und der Zugriff von Apps auf die Google Konten eingeschränkt werden. Bedingung ist die Nutzung eines Sicherheitsschlüssels.
Interessant in diesem Kontext sind auch die Titan Security Chips, die in Google Cloud Servern, Chromebooks und Google Pixel Smartphones als Hardware-Vertrauensanker (Root of Trust, RoT) dienen. Diese werden zukünftig als OpenTitan mit namhaften Partnern weiterentwickelt.
Die früher bekannte geringere Sicherheit von Android Smartphones gehört mittlerweile der Vergangenheit an. Empfohlen wird auf Android Smartphones mit reinem Android aus dem Google Android One Programm (mind. 2 Jahre regelmäßige OS Updates) und für erhöhte Sicherheitsbedürfnisse auf die Google Pixel Smartphones mit Titan Security Chip zu setzen.
Und nicht oft genug erwähnen kann ich in diesem Kontext die Empfehlung zu regelmäßigen Softwareupdates.
Email, Chat, Teamchat, Videoconferencing
Für die Emailbearbeitung wird wie im privaten Bereich die Gmail App genutzt. Jedoch mit erweiterten Funktionen für gemeinsame Mailboxen, Gruppen und Collaboration Funktionen wie Chat, Rooms und Meetings.
Bilquelle: Google
Chat
In Chat können 1:1 Chats ausgetauscht werden, so wie die 1:1 Chats in Microsoft Teams. Nachrichten werden normalerweise gespeichert (persistant Chats), jedoch kann auch eingestellt werden, dass diese nach 24h verschwinden.
Das Sharing von Dateien oder Links zu Dateien in Google Drive ist möglich, sowie die Einladung zu Google Meet Konferenzen.
Neben internen Teilnehmern können auch externe Teilnehmer ohne geschäftlichen Google Workspace Account zu einem Chat eingeladen werden.
Chatrooms
Chatrooms ist vergleichbar mit Microsoft Teams und bietet die Möglichkeit Teamchats auszustauschen. Zu den Funktionen in den 1:1 Chats gibt es weitere Möglichkeiten der Team Collaboration.
Unter dem Chat Namen erscheint ein Extern-Tag, wenn externe Teilnehmer sich im Chat befinden. Zudem kann eine Übersicht der bereits geteilten Dateien angesehen, Aufgaben erstellt und im Team zugewiesen werden. Interessant ist auch die Möglichkeit Bots hinzuzufügen.
Meet
Meet ist die Videoconferencing Lösung von Google, vergleichbar mit Microsoft Teams Conferencing inkl. PSTN Einwahl über eine Festnetznummer. Videokonferenzen können von jedem internen und externen Teilnehmer im Browser per WebRTC genutzt werden über. Auch Videoraumsysteme können in eine Videokonferenz eingeladen werden. Einige Hersteller bieten entsprechende Videoraumsysteme an und Google hat in Zusammenarbeit mit Lenovo die Google Series One Hardware vorgestellt.
Bildquelle: Google
Konferenzen können geplant oder ad-hoc durchgeführt werden.
Google bietet nationale und internationale Einwahlnummern, für die Einwahl mit einem Telefon, an. Auch ein digitales Whiteboard kann während den Konferenzen genutzt werden. Google bietet mit dem Jamboard eine dazu passende Whiteboard Hardware an.
Gmail wird somit als zentraler Collaboration Hub genutzt und ist somit die Alternative zu Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, und Microsoft Teams.
Wie in den meisten Google Apps gibt es auch für Gmail eine Vielzahl an Integrationen wie Cisco Webex, Docusign, Hubspot, Zoom, Trello, Slack, Asana, Salesforce und viele mehr.
Wichtige Sicherheitsfunktionen sind integriert, wie die Warnung vor Email Spoofing (gefälschten Email Absendern, beliebt bei Betrug wie CEO Fraud).
Mit der Änderung zu Google Workspace verbessert sich die Zusammenarbeit zwischen den Apps erheblich.
Videoquelle: Google
Email „Server“
Über die Adminoberfläche admin.google.com kann das Emailrouting verwaltet werden, ähnlich wie bei Microsoft Exchange Online. Enterprise Funktionen wie Email & Chatarchivierung, Schutz vor Datenverlust, S/MIME, Integration von Archivierungstools, Zugriffskontrolle etc. können hier administriert werden.
Google Calendar
Im Google Kalender werden Termine verwaltet, als Alternative zu Microsoft Outlook / Exchange.
Termine können natürlich auch geteilt, Kalender im Team oder öffentlich als Kalenderabonnement freigegeben werden.
Interessant ist vor allem die Möglichkeit Videokonferenzen hinzuzufügen. Das funktioniert nicht nur mit Google Meet, sondern auch mit weiteren Integrationen wie Webex oder Zoom. Auch in der Smartphone App können die alternativen Videodienste ausgewählt werden.
Google Contacts
In Google Contacts werden Kontakte verarbeitet, die über die gesamte Google Workspace Plattform als Verzeichnis zur Verfügung stehen. Somit ist Google Contacts die Alternative zu Microsoft Outlook.
Mit Klick auf einen Kontakt werden alle Details angezeigt und auch der Verlauf aller Interaktionen in der letzten Zeit.
Persönliche Kontakte werden im Reiter Kontakte gespeichert.
Unter Häufig kontaktiert werden alle Kontakte angezeigt, mit denen in letzter Zeit interagiert wurde (z.B. per Mail), auch wenn diese nicht abgespeichert wurden.
Im Verzeichnis befinden sich alle internen Mitarbeiter und Kontakte die sich in Emailverteilern oder Google Groups befinden. Auf diese zentralen Kontakte hat jeder Mitarbeiter Zugriff. Die internen Mitarbeiter landen im Verzeichnis, wenn im Adminportal die Mitarbeiter angelegt werden.
Unter Zusammenfügen werden Dubletten erkannt und diese können automatisiert zu einem einzigen Kontakt migriert werden.
Durch die Eingabe von Labels können Kontakte kategorisiert werden.
Google Contacts somit auch als sehr einfaches CRM System genutzt werden.
Office Apps
In diesem Abschnitt betrachte ich die Google Workspace Apps für Textverarbeitung als Alternative zu Microsoft Word, Tabellenkalkulation als Alternativ zu Microsoft Excel und Präsentationen als Alternative zu Microsoft PowerPoint.
Die Bearbeitung erfolgt im Browser, inkl. der Möglichkeit diese offline zu bearbeiten. Alle Dokumente werden in Google Drive gespeichert.
Google Docs – Textverarbeitung
Für die Bearbeitung von Textdokumenten wird in Google Workspace die App Google Docs verwendet. In Google Docs können Microsoft Word Dokumente und Google Docs Dokumente bearbeitet und gespeichert werden. Auch eine Umwandlung von Microsoft Word in Google Docs Dokumente ist möglich.
Google Docs Dokumente können mit mehreren Bearbeitern gleichzeitig bearbeitet werden, was die Zusammenarbeit im Team verbessert.
Auch Integrationen und Scripte können für erweiterte Funktionen genutzt werden. So kann z.B. ein Dokument direkt mit DokuSign rechtssicher digital unterzeichnet werden.
Eine sehr interessante Funktion ist die Texterkennung in Bilddateien oder PDFs und die Weiterverarbeitung in Google Docs. Dazu muss einfach nur eine entsprechende Datei in Google Docs geöffnet werden. Diese wird dann mit der Google Document AI basierten Texterkennung analysiert und der Text wird anschließend im Google Docs Dokument zur weiteren Bearbeitung dargestellt.
Dateien können nicht nur im Team, sondern auch mit externen Empfängern geteilt werden. Je nach Freigabeeinstellungen kann das Dokument nur betrachtet, oder auch gemeinsam bearbeitet werden.
Eine coole Funktion ist hier auch die Möglichkeit Dokumente direkt als PDF freizugeben. Dazu muss nur der Link am Ende verändert werden. Die Endung…/edit?usp=sharing muss in …/export?format=pdf geändert werden.
Google Sheets – Tabellenkalkulation
Google Sheets ist die Google Workspace App für die Verarbeitung von Tabellenkalkulationen. Vergleichbar mit Microsoft Excel können in Google Sheets Microsoft Excel Dateien und Google Sheets Dateien verarbeitet werden.
Gemeinsames Bearbeiten im Team und mit externen Mitarbeitern ist möglich und funktioniert hervorragend.
Genutzt werden können auch Skripte, Makros und Integrationen aus dem Google Workspace Store zur Erweiterung der vorhandenen Funktionen. Interessant sind auch viele Möglichkeiten zur Datenauswertung und die Integration in das Google Data Studio.
Google Slides – Präsentationen
In Google Slides können Präsentationen ähnlich wie in Microsoft PowerPoint erstellt, bearbeitet und präsentiert werden.
Es können Microsoft PowerPoint Dateien und Google Dateien verarbeitet werden. Gemeinsames Bearbeiten im Team ist ebenso wie in allen anderen Google Apps möglich.
Eine ziemlich coole Funktion beim Präsentieren ist die Möglichkeit die Präsentation direkt auf Google Chromecast Endgeräte oder in eine Google Meet Videokonferenz zu streamen.
Google Drive – Datei Sharing
Google Drive ist die Dateisharing/ Dateiablagelösung in Google Workspace. Damit ist Google Drive die Alternative zu Onedrive und SharePoint.
Es gibt die Möglichkeit Dateien in der eigenen Ablage zu speichern oder in gemeinsamen Gruppenordern für kollaborierende Teams.
Im Gegensatz zu Microsoft 365 sind eigene Dateien und Gruppenordner in einer Lösung vereint.
Nur die Möglichkeit zur Erstellung von Intranet Seiten wie bei SharePoint, ist nicht integriert, sondern wird durch Google Sites abgedeckt.
Für Google Sites gibt es keine mobile App, die Erstellung funktioniert am besten über einen Desktop PC. Fertige Intranet Seiten sind jedoch für die Nutzung auf mobilen Endgeräten ausgelegt. Texte, Dokumente, Diagramme, Kalender, Schaltflächen etc. können eingebunden und als Intranetseite dargestellt werden.
Die Freigabe des Zugriffs erfolgt wie in allen anderen Apps in Google Workspace. Einzelne Nutzer und Gruppen kann der Zugriff gestattet werden.
Notizen
Für Notizen bietet Google Workspace die App Notizen an. In dieser App können einfache Notizen erstellt, bearbeitet und geteilt werden.
Leider ist diese nicht so umfangreich wie Microsoft OneNote. Notizen können nur mit Personen, nicht mit Gruppen geteilt werden.
Weitere Apps
Für die Erstellung von Formularen bietet Google Workspace die App Google Forms an, gegenüber Microsoft hat Google mit vielen Integrationen die Nase von gegenüber Microsoft Forms.
Um Automatisierungen zu erstellen, bietet Google das Produkt Appscript als Alternative zu den Microsoft PowerApps an.
Gegenüber dem Microsoft Planner gibt es bisher keine Alternative von Google, hier gibt es jedoch auch viele bessere Lösungen auf dem Markt als den Microsoft Planner.
Als Alternative zu Microsoft PowerBI bietet Google seine Lösung Google Data Studio an. Google Date Studio ist eine umfassende Lösung zur Verarbeitung und Aufbereitung von Daten aus einer Vielzahl von Quellen.